Mustafa BABUR

Personel Uzmanı

Güncel Mevzuat Dergisi Kasım 2007 Sayısı  

            KAMU İDARELERİNİN EĞİTİM SEMİNERLERİNE KATILIMLARINDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR

Mevzuatta yapılan yeni düzenlemeler ile değişikliklerin yoğun olması, beraberinde belirtilen hususların doğru algılanamamasına neden olmakta ve idareler arası farklı uygulamaların gündeme gelmesine yol açmaktadır. Bu çerçevede kamu idareleri arası uygulama birliği sağlanması anlamında bilgilenme ihtiyacı söz konusu olmakta, çeşitli dernek ve birimlerce kamu personeline yönelik eğitim seminerleri düzenlenmektedir.

KAMU İDARELERİNİN EĞİTİM SEMİNERLERİNE KATILIMLARINDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR  

Uygulanacak Usul

Öncelikli olarak yapılması gereken iş, bu konuda bir ihtiyacın varlığını bildirmek ve müteatakiben de bu konuda ilgili harcama yetkilisinden onay almaktır. İşin ihale usulleriyle yapılıp yapılmayacağı veya doğrudan temin ile karşılanıp karşılanmayacağı hususu da dikkate alınarak harcama talimatının (ihale onay belgesi veya onay belgesi) düzenlenmesi ve harcama yetkilisince imzalanması gerekir. Bu konuda uygulamada, gerek seminer dolayısıyla ödenecek tutarın doğrudan temin (22/d) sınırında kalması, gerekse ihale usulü olmamasının verdiği kolaylıklar nedeniyle doğrudan temin yöntemine sıkça başvurulmaktadır.  Parasal tutarın doğrudan temin sınırlarının altında kalması nedeniyle 22/d bendinin kullanılması bir sorun teşkil etmemektedir.

Bunun dışında kurumun bizzat kendisinin eğitim semineri düzenlemesi ve bu anlamda yetkin olan dernek ve vakıflardan hizmet satın alması da sözkonusu olabilir. Bu durumda da hizmet satın alınması 22/d kapsamında yapılacağı gibi 22/b kapsamında da yapılabilir. Doğrudan temin bir ihale usulü olmadığından dolayı da teklif alınırken bir veya birden fazla teklif alınmasının çok da bir önemi bulunmamaktadır. Önemli olan husus hizmetin satın alınacağı dernek veya vakfın bu konuda uzman elamanlarla bu eğitim faaliyetini vermesi ve bu konuda eğitim alacak kurumun bunu bilmesidir. Bu takdirde prosedürler yerine gelsin (hayali) birden fazla teklif almak sorunu çözmeyecektir.

Yaklaşık Maliyetin Tespiti

Düzenlenen onay belgesinde yaklaşık maliyet ile ilgili tespit yapılırken seminer nedeniyle düzenlenen paketin toplam değeri üzerinden belirleme yapılmalıdır. Bu çerçevede, yaklaşık maliyetin hesabında, düzenleyici birim tarafından sağlanan konaklama ve eğitim bedelinin toplamı dikkate alınmalıdır. Yaklaşık maliyetin tespiti ihale usullerinde kullanılan yöntemden farklı olacaktır. Yaklaşık maliyet eğitimi düzenleyen kuruluşun fiyat listesidir. Eğitimi düzenleyen kuruluşun önceden belirlenen tarih, yer, konu ve davetli konuşmacıları belli olacağından, idarenin ihtiyacı bu eğitim paketi ve müfredatça karşılanıyor ve de fiyatı uygun ise yaklaşık maliyet eğitim paketinin fiyatı olacaktır. İdarenin bu durumda yaklaşık maliyet tespit etmek adına başkaca firma, eğitim kuruluşu veya resmi makamlardan fiyat istemesi anlamlı değildir. Zaten fiyatlar eğitim paketi düzenleyen kuruluş tarafından belirlendiğinden diğer fiyatların benzer şartları taşıması da söz konusu olamaz.

Ancak idarenin belirleyeceği konu, mekan ve sürelerde bir eğitim hizmeti alınması söz konusu ve yaklaşık maliyeti bir ihale usulünü gerektirecek tutarda ise, ihale uygulama yönetmeliklerinde belirlenen usul ve esaslara göre işlem yapılacağı açıktır.

ÖDEMELER NE ZAMAN YAPILMALIDIR?

Bilindiği üzere 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 33'üncü maddesine göre, bütçelerden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alındığının veya gerçekleştirildiğinin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olması gerekir. Giderlerin gerçekleştirilmesi, harcama yetkililerince belirlenen görevli tarafından düzenlenen ödeme emri belgesinin harcama yetkilisince imzalanması ve tutarın hak sahibine ödenmesiyle tamamlanır.

Dolayısıyla bütçeden gider yapılmasında temel kural mal veya hizmetin alınması, müteakiben de ödemenin yapılmasıdır. Bunun dışında mal veya hizmet alınmadan ödeme yapılması kural olarak mümkün değildir. İstisnası ise, Kanunun 35'inci maddesinde yer alan, ilgili kanunlarda öngörülen haller ile gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanması beklenilemeyecek ivedi veya zorunlu giderler için avans vermek veya kredi açılmak suretiyle ön ödeme yapılabilmesidir.

Dolayısıyla kural olarak seminer ve eğitim programını düzenleyen birime de ödemenin hizmet yapıldıktan sonra yapılması gerekmektedir. Bu takdirde eğitimin ilgili idarelerin sağladığı mekanlarda, sadece dışarıdan eğitmenlerin katılımlarının sağlandığı durumlarda yapılması halinde ödeme eğitim sonrası gerçekleştirilebilir.

Ancak uygulamada düzenleyici birimlerin seminer organizasyonunu önceden yapmaları, diğer ifadeyle konaklama ve diğer masrafları seminer öncesi yapmaları nedeniyle katılımcılardan önceden ödeme yapılması istenebilir. Bu takdirde de avans sınırlarına uyulmak kaydıyla katılımcılara hizmet ifasından önce zorunluluk nedeniyle harcama yetkilisinden onay almak suretiyle ön ödeme yapılabilir.

Personelin gidiş ve dönüşüyle ilgili olarak yapılacak yevmiye ve yol masrafına karşılık olmak üzere Harcırah Kanununun 59 uncu maddesinde yer alan “ Harcırah, memur ve hizmetlinin gidişinde ve ailenin nakli sırasında peşin olarak verilir. Harcırahın tam miktarının önceden tayin ve tespitinin mümkün olmadığı hallerde yetecek miktarda para avans olarak verilir.” hükmüne istinaden harcama yetkilisinin onayına istinadene avans verilmesi sözkonusu olabilir.

 DÜZENLENECEK ÖDEME BELGESİ

Ödemenin ( eğitim ücreti için) hizmet satın alındıktan sonra diğer ifadeyle seminer sonrası düzenlenen belgelere göre yapılması halinde ödeme emri belgesi veya zorunluluk nedeniyle personele avans verilmesi şeklinde yapılması halinde muhasebe işlem fişi; personelin geliş gidiş yol masrafı ve yevmiyesiyle sınırlı olmak üzere yapılacak avans ödemesi için de muhasebe işlem fişi düzenlenmesi gerekir.

YAPILACAK KESİNTİLER

Düzenlenen ödeme emri belgesinden 488 sayılı Damga Vergisi Kanununa göre % 07.5 oranında damga vergisi kesintisi yapılmalıdır.

ÖDEME BELGESİNE EKLENECEK BELGELER

Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 36 ncı maddesine göre, kamu kurum ve kuruluşları ile meslek teşekkülleri, dernek ve vakıflar tarafından düzenlenen kurs ve toplantılara katılanların katılma giderlerinin ödenmesinde;

- Görevlendirme yazısı,( Duruma göre onay belgesi)

- Fatura, fatura düzenlenemeyen hallerde katılma ücretini gösteren belge,

- Kurs ve toplantıya iştirak edildiğine ilişkin belge,

ödeme belgesine bağlanır.

DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN DİĞER HUSUSLAR

Yukarıdaki bölümlerde de bahsedildiği üzere, sürekli yenilenen mevzuatın takibi anlamında eğitim seminerleri gerekli olabilir. Bu durumda eğitim seminerinin ödenmesi için bütçeye yeterli ödeneğin konulması gerekir. Ödeneğinin mevcut olmaması halinde ise bu tür seminerlere katılım mümkün değildir. İlgili bütçe tertibinde ödenek bulunmaması, üst yöneticilerin izin vermemesi veya düzenlenen seminerin personelin görevi dışında bir konu başlığında olması halinde katılımın yersiz olduğu bellidir

Bu nedenle bu tür seminer düşünen kurumların konuyla ilgili ve bağlantılı personelin katılımları için bütçelerine yeterli ödeneği koymaları gerekir. Merkezi Yönetim Bütçe Kanunun E işaretli cetvelinin 23 üncü maddesinde de belirtildiği üzere, k amu kurum ve kuruluşları ile meslek teşekkülleri, dernek ve vakıflar tarafından düzenlenen bilimsel nitelikli toplantılara katılmaları kurumlarınca gerekli görülenlerin katılma giderleri ve ilgili Bakan veya yetki verdiği makamın onayıyla isim ve unvanları belirlenen kurum personelinin unvanı ve gördüğü hizmet ile doğrudan ilgisi bulunan kurslara katılmasına ilişkin kurs giderleri, kurum bütçesinin ilgili tertibinden ödenir. Bunun dışında üst yöneticinin izni ve harcama yetkilisinin onayından sonra başka bir birimin iznine ve onayına ihtiyaç bulunmamaktadır.

SONUÇ

Son yıllarda mali mevzuatta yapılagelen değişiklikler, kurum ve kuruluşlar tarafından düzenlenen eğitim ve benzeri etkinliklerin de artmasına yol açmıştır. Bu konuda yetkinliği olan veya olmayan kuruluşlar, çeşitli adlar altında düzenledikleri seminerlerle kamu kaynaklarının harcanmasında önemli rol oynamaktadırlar. Kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasını temin etmek için bu konuda yapılması gereken şey, bu konuda ehil olan, bünyesinde işin uzmanını istihdam eden birimlere öncelik vererek personelin mevzuata uyumları konusunda açığı kısa sürede kapatmaktır.

”